Как все успевать?
Секреты последовательного и качественного выполнения работы без промедления. Как все успевать?
«Завтра» — это такой волшебный день, протяженностью как минимум 48 часов, где все у нас получается, работа делается сама собой, результаты ослепительны, нет ни лени, ни страха, а самое главное, мы успеваем все и в срок. А сегодня? Неужели «сегодня» дано для того, чтобы планировать это самое мифическое «завтра»? А если взять и сделать все намеченное сегодня? Как все успевать?
Ставим задачу
Вам сейчас это покажется простым или даже примитивным, но основа любого ощутимого результата — грамотно поставленная задача. И неважно, ставит ли ее вам руководство, любимый, родители, или вы ставите ее сами себе. Чем проще и понятнее сформулирована задача, тем точнее и эффективнее будет ее решение.
Это простое правило определяет чуть ли ни весь последующий процесс работы целиком и эффективно не только в офисе, но и в жизни. Спросите любого психолога, как достичь желаемой цели, и он вам ответит, что нужно четко знать, чего же именно вы хотите.
Распределяем приоритеты
Итак, задачи сформулированы и конечная цель ясна, но всего так много.... Для начала, давайте соотнесем объем работ, ваше время и ваши возможности. Постарайтесь реалистично оценить время, которое потребуется для выполнения работы, а затем прибавьте к этому времени еще
Далее распределяем задачи по важности. Что срочно в этом списке, а что можно сделать во вторую очередь; что вам делать интересно и приятно, а что вы отнесете к рутинной работе. Как утверждают некоторые психологи, начинать нужно с приятных дел, постепенно переходя к более «скучной» работе. Но есть и другое мнение, что как раз-таки оставленная на сладкое приятная работа стимулирует к быстрому выполнению «текучки». Не забываем о наших биоритмах — жаворонкам творческой работой или работой, требующей повышенной концентрации внимания, лучше заниматься с утра, оставив на вторую половину дня задачи попроще, а совам — только к послеобеденному времени легко и быстро генерировать идеи и принимать нестандартные решения.
Боремся с промедлением или как все успевать
Словом, мы поняли, с чего нужно начать и что сделать в первую очередь. И тут...стали находиться другие мелкие дела и отговорки: «Мне нужно написать отчет, но сначала я позвоню и запишусь на стрижку, иначе потом забуду» или «Я сразу же сделаю этот неприятный, но необходимый звонок, только сначала посмотрю фотографии моря, это настраивает на нужный лад». Дэн Ариэли, один из ведущих специалистов в области поведенческой экономики и маркетинга, описывает промедление как «Выбор сиюминутных радостей в ущерб долгосрочному успеху». Иными словами, гораздо легче ощутить радость от мелких занятий в настоящем, чем осознать будущее успешное завершение проекта, ради которого от этих радостей придется отказаться...
Это не значит, что нами движет лишь жажда сиюминутных удовольствий, скорее, нам сложно сменить состояние комфорта на состояние стресса — например, все-таки принять сложное решение или начать реализовывать глобальный, требующий ответственности проект (особенно, если его реализация не до конца понятна, а задачи сформулированы размыто). На деле мы каждый раз становимся перед выбором — делать то, что принесет удовольствие, или принимать решения, концентрировать внимание и, соответственно, испытывать дискомфорт. Логичный вывод — лишить себя этого самого выбора, сразу начав делать необходимое.
Практикуем здоровый перфекционизм
Еще одна не слишком распространенная, но встречающаяся причина откладывания дел в долгий ящик — перфекционизм. Вы четко понимаете задачу, знаете пути ее решения, но стремитесь сделать все идеально. Качество, безусловно, нужное и полезное, но, как известно, все хорошо в меру. Перфекционисты склонны тратить неимоверное количество сил и времени, раздумывая, например, над шрифтом и обложкой в документе с отчетом, или выверять каждую запятую в тексте объявления о вакансии, переделывая и перепечатывая. В конечном итоге процесс затягивается, интерес к нему угасает, а результат сильно отличается от изначально представленного идеального, что еще больше разочаровывает. Постарайтесь делать любую работу качественно, раз уж вы за нее взялись, но без излишнего стремления к бесконечному совершенству.
Наслаждаемся результатом
Буддисты верят, что действия нужно совершать не ради результата, а ради процесса, это отличное решение вопроса: как все успевать, не правда ли?. Но в рабочей действительности результат нам, конечно же, важен, но кто сказал, что нельзя получать удовольствие от его достижения? Можно и даже нужно, ведь мы большую часть дня проводим на работе, так почему бы не сделать ее приносящей удовольствие и чувство реализованности? А все качественно завершенные дела совершенно точно приносят чувство удовлетворения. Хвалите себя за ваш результат, даже если он отличается от задуманного. Значит, в следующий раз ваша победа над собственным страхом и ленью будет окончательной!
|
