Что включают в себя качества секретаря?

Секретарь — одна из немногих чисто женских профессий. Типичный портрет секретаря, ставший анекдотическим, — молодая привлекательная барышня, готовая за скромное вознаграждение исполнять любые поручения руководителя вплоть до ...не очень скромных. В реальности хорошая секретарша — это «движок» офиса. Она аккуратна и педантична настолько, что хочется спросить: что держит такую умницу и красавицу на столь невысокой административной должности? Какими личными качествами секретарю нужно обладать, чтобы успешно занимать свою должность и, главное, любить свою работу?

Служить бы рад

Основное требование работодателя к секретарю: исполнительность. Быть в любом уголке офиса в любое время, при этом встречая курьера с документами, отслеживая, чтобы у директора в кофе было 2,5 кусочка сахара, а ни один телефонный звонок не был пропущен — вот лишь скромная часть «маленького чуда», которого компания ждет от секретарши. Совершать чудо ей нужно ежедневно, при этом всегда выглядеть свежо, а на вопрос шефа «Где Вы были? Я ищу Вас целых две минуты!» отвечать: «Простите, уже бегу». Для этого секретарю приходится быть очень расторопным человеком. Ей следует уметь планировать свое время, оперативно реагировать на поручения, делать несколько дел одновременно и, что очень важно — не обижаться на то, что коллеги постоянно ее торопят.

«Из мелочей рождаются великие дела»

Для того чтобы секретарь с готовностью принимала роль «девочки на побегушках», не обойтись без особого склада характера. Важно, чтобы секретарь умела отдаваться работе полностью, «горела» ею. Для этого нужно уважать профиль деятельности компании, в которой она трудится. Независимо от того, чем занимается организация, — торгует автомобильными покрышками, сдает элитные квартиры или вяжет носки, секретарь должна чувствовать свою причастность к общему делу. Разумеется, так оно и бывает, если речь идет об ассистенте директора: такой работник в силах повысить эффективность работы шефа в несколько раз. Но даже если секретарь находится на более низкой ступени: встречает клиентов в холле или записывает заказы по телефону, он должен быть уверен, что без него работа офиса встанет. Ничто не освобождает секретарские кресла так быстро, как скука и лень.

Офис — дом родной.

Важнейшее качество секретаря которое работодатель хочет видеть, — ответственность. Человек, занимающий эту должность, должен четко представлять, что может случиться в случае неисполнения того или иного поручения, и часто у секретарей развивается то, что психологи называют гиперответственностью. С заботой, сродни материнской, секретарша может задерживаться на работе допоздна, потому что не успела разложить по папкам свежие бумаги. Разумеется, бумаги подождали бы до утра. Однако гиперответственный секретарь ставит корпоративные интересы выше личных. Секретарш-трудоголиков начальство ценит на вес золота. Но быстро увольняет, когда те проспят работу из-за переутомления. Следовательно, стать «золотой» секретаршей дано не каждой.

Жизнь по расписанию

Несмотря на то, что секретарь — персона, которой отведено не самое существенное место в судьбе компании, вершить историю организации нужно с особой педантичностью. День должен быть расписан по часам, график директора соблюден с точностью до минуты, факсы отправлены ровно в срок, нужные звонки сделаны вовремя. К такому жесткому следованию плану готовы люди, аналогично педантичные и в собственной жизни. И если приходить на свидание ровно в назначенное время, (а лучше парой минут раньше) — в вашем стиле, то секретарь из вас получится отменный.

Лицо компании"

И, наконец, немаловажное качество секретаря — презентабельность. Известно, что первое, что клиент видит в холле компании — это секретаря на ресепшене. Выглядеть иначе, чем «на отлично», ей не полагается по статусу. Не успела сделать укладку? Охрипший голос из-за простуды? Усталый вид из-за вечерней учебы в институте? Ждите начальственного замечания: «Приведи себя в порядок!». Разумеется, деловой дресс-код требуется не везде, как и охрипший голос могут простить. Однако умение всегда быть в форме, опрятность, деловой этикет, грамотную речь без дефектов и мусорных слов с вас будут требовать жестко.

Каждый секретарь ставит перед собой определенные цели. Для студентки эта должность может быть временной «затычкой» финансовых трудностей, для молодого специалиста — шансом набраться опыта работы, а для кого-то, возможно, попыткой выйти замуж за бизнесмена — начальника (почему бы и нет, вполне понятная цель). Но есть и такие, кто занимает секретарские места годами и десятилетиями без попыток что-то изменить. Людей такого психологического склада ученые-психологи склонны сравнивать с медсестрами. В отличие от врачей медсестры не решают, как лечить пациента. Так и некоторые секретари радуются возможности нести ответственность, не принимая при этом стратегически важных решений. Они не стремятся строить карьеру. Однако известны в психологии и другие случаи.

Так, нередко иллюзия причастности к корпоративной миссии затмевает глаза секретарши, останавливая ее в поисках более перспективной работы. Ей кажется, что она жизненно необходима компании. И вдруг... ее просят покинуть комнату, когда там начинается совещание. Или забывают пригласить на корпоративный праздник. Секретарь с обидой осознает, что она — на вторых ролях, и ее функция — лишь обслуживание «более важных персон». Поэтому психологи единогласны: для эффективности секретарской работы важен теплый психологический климат в компании. А секретарю важно выбрать верные приоритеты в жизни. Аккуратность и организаторские навыки, которые получает секретарша, — хороший плюс к резюме. Поэтому из грамотных секретарей нередко «вырастают» отличные директора.