Работа офис-менеджером: кому она подойдет?

Маленькая хозяйка большого офиса

Ответим сразу: нет, они жестоко ошибаются. Секретарь и офис-менеджер — это разные вещи. Правда, одна общая черта в этих должностях явно прослеживается, и нагляднее всего она была озвучена еще в фильме Э.Рязанова «Служебный роман»:

— Верочка, будет вам пятьдесят лет — вам тоже соберём!

— Я не доживу, я на вредной работе...

Улавливаете суть? Давайте разберем все по полочкам, чтобы не осталось никаких сомнений и неясностей.

Итак, секретарь (и секретарь-референт) — это первый помощник руководителя, который выполняет различные «технические» задания: отвечает на телефонные звонки, ведет переписку и делопроизводство, назначает встречи с клиентами и внутренние совещания в соответствии с расписанием дня шефа, сопровождает его на всевозможных конференциях и др., обеспечивая необходимой информацией (распечатка документов, ксерокопирование, заказ билетов и пр.) и т.п. Но при этом секретарь лишен каких-либо руководящих полномочий, у него только исполнительские функции.

А офис-менеджер, как можно догадаться уже по самому названию (от англ. manager — «управляющий») — это сотрудник, который обеспечивает работу офиса, организуя взаимодействие между его разными подразделениями. Таким образом, он совмещает в себе управленческие и исполнительские функции, подчиняясь непосредственно руководителю (директору) и сам имеет в подчинении ряд сотрудников (курьеры, уборщицы, секретари на ресепшн и др.)

Главная задача любого уважающего себя офис-менеджера проста: чтобы вверенный ему офис работал как часы. При этом круг обязанностей, в зависимости от размера фирмы, может быть крайне широким. В большинстве случаев в него обязательно входит материально-техническое обеспечение работы офиса (от заказа и распределения канцелярских принадлежностей до обеспечения своевременного ремонта компьютерной техники и телефонии).

Второй пункт — это обеспечение сотрудников питьевой водой в кулере (своевременный заказ ее, выбор правильного поставщика), кофе, чаем, печеньем, а также организация доставки горячих обедов (если на территории офиса нет своей столовой, кафе и т.п.)

Третий пункт — любые «другие оргвопросы», как то: доведение до сотрудников свежих новостей компании, организация корпоративов (дни рождения сотрудников и др.). Справедливости ради, стоит отметить, что чаще всего путаница в понимании функционала «офис-менеджера» и «секретаря» происходит оттого, что большинство руководителей попросту экономят на штатном расписании, «награждая» дополнительной нагрузкой одного человека (например, когда секретарь — он же и офис-менеджер за одну зарплату).

Работа офис-менеджером: перспективы сомнительны?

Но если вам посчастливилось найти место, где существуют и секретарь, и офис-менеджер, на чью должность вы претендуете, стоит трезво оценить свои возможности. А по Сеньке ли шапка?

В первую очередь, вы должны быть прирожденным организатором. Правило Ж.Кеннеди «Хочешь, чтобы что-то было сделано хорошо, сделай это сама» здесь не работает, иначе вы очень быстро «выгорите на работе». Также офис-менеджер обязан быть уверенным пользователем ПК, причем не только в плане набора текста на скорость. Поскольку на нем лежат и отчетные функции, то все эти отчеты будет необходимо создавать в электронном виде, для чего как минимум понадобится знание программы Excel.

И еще одно качество, которым вы должны непременно обладать в полной мере, называется «стрессоустойчивость». Ведь именно вам придется ежедневно «разруливать» мелкие конфликты и спорные ситуации, от которых не застрахован ни один офис в мире (Иван Иванович не хочет сидеть рядом с Иваном Никифоровичем; Петровой душно без кондиционера, а Сидоровой от него холодно и т.п.)

Наконец, вы должны отдавать себе отчет в том, что карьерный рост в вашем случае — явление весьма редкое. Почему? Да потому что расти некуда, вы и так на «руководящей должности», а директора, конечно, на его посту никак не смените. (К тому же умные руководители очень не любят отпускать хороших офис-менеджеров, зная, как тяжело найти им равноценную замену!) Единственный вероятный вариант — это обучение за счет компании с последующим переходом на другую позицию в ней (к примеру, если руководству покажется, что с вашей коммуникабельностью вы принесете компании больше денег в отделе продаж).

Поэтому, прежде чем откликнуться на заманчивую, на первый взгляд, вакансию, стоит серьезно подумать. Впрочем, нельзя забывать и о таких ситуациях, когда для женщины крайне важна вообще как таковая работа: офис-менеджером  ли, менеджером по клинингу ли и т.д. — все равно. Что ж, в таком случае вам уже известны все «подводные камни» этой вам не грозит!